PPR(Paperless Process Reengineering)은
“종이를 쓰지 않는”이라는 뜻의 Paperless와 "프로세스 재설계"라는 Process Reengineering을 결합한 용어입니다.
달리 말하자면, 종이를 사용하지 않기 위해 종이를 중심으로 정립된 기존의 업무 절차를 다시 설계해야 한다는 이야기입니다.
우리는 지금까지 종이를 중심으로 업무를 진행해 왔으며, 그러한 방식이 표준 절차로 고정되었습니다.
휴가 신청 절차를 하나의 예로 살펴볼까요?
먼저, 휴가 신청서 양식을 찾아 인쇄합니다.
출력한 휴가 신청서에 자신의 성명과 서명을 한 다음 결재권자에게 휴가 신청서를 제시한 후 성명과 서명을 받습니다. 이렇게 모든 결재권자의 날인이 끝난 휴가 신청서를 인사부서에 제출합니다.
요약하면, ‘문서 찾기’ >> ‘종이 출력’ >> ‘결재 요청’ >> ‘결재 완료’ >> ‘보관’과 같은 절차입니다.
결재가 완료된 휴가 신청서는 별도 서류철을 하여 보관하게 되며, 신청자의 휴가 신청 내역은 사내 시스템에 별도 등록합니다.
이와 같은 절차를 Paper-based Process라고 말할 수 있습니다.
그렇다면, 이번엔 종이를 사용하지 않는 절차로 프로세스를 재 구성해보겠습니다.
우선, 결재가 필요한 전자문서를 결재권자에게 email, SMS, 알림톡과 같은 형태로 전달합니다.
결재권자는 수신한 전자문서를 열람하기 위해 본인인증 절차를 수행합니다. 이후 전자문서에 전자서명을 하게됩니다.
이것으로 모든 절차가 마무리됩니다.
이와 같이 종이가 없는 업무 절차는 기존의 종이 중심의 절차와는 완전히 다르게 구성됩니다.
종이없는 사무실과 비대면 계약 등 다양한 분야에 페이퍼리스 바람이 불고 있습니다.
완벽한 페이퍼리스 환경을 구성하기 위해서는 다양한 솔루션이 필요합니다.
그러나, 솔루션 도입보다 먼저 기존의 종이 중심의 업무 절차를 재 정립하는 것이 중요합니다.
PPR을 진행해야 하는 이유가 바로 여기에 있습니다.